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Airtable vs Google Sheets

Depuis quelques années, Airtable surfe sur la popularité croissante du Nocode et devient un outil incontournable dans les entreprises – de toutes tailles.

L’outil est de plus en plus comparé à Google Sheets puisqu’à vue d'œil, les interfaces sont très similaires. On y retrouve des lignes, des colonnes, des cellules.

Pourtant, les outils sont par essence très différents. C’est ce que nous allons voir ici dans ce comparatif Airtable vs Google Sheets.

Qu’est-ce que Google Sheets ?

Vue : Qu’est-ce que Google Sheets ?
Vue : Qu’est-ce que Google Sheets ?

Proposé par Google en 2006, Google Sheets veut apporter aux utilisateurs toute la puissance du tableau Excel en ligne. C’est un véritable progrès pour les entreprises et leurs équipes notamment d’un point de vue synchronisation des données entre différents appareils et en termes de collaboration.

Google Sheets est probablement aujourd’hui l’un des outils les plus utilisés dans les entreprises. Notamment puisqu’il permet d’effectuer de nombreuses analyses et calculs simplement et rapidement.

Il est important de noter que Google Sheets est utilisé (ou devrait être utilisé) comme tableur, comme feuille de calcul, et non pas comme base de données.

Alors effectivement, ces deux environnements présentent des colonnes, des lignes et des cellules. Mais les fonctionnalités et les usages sont pour autant bien différents.

Qu’est-ce qu’Airtable ?

Une vue Airtable sur des affaires commerciales
Une vue Airtable sur des affaires commerciales

Créé en 2013, Airtable semble à première vue être une alternative à Google Sheets – avec une interface utilisateur (UI) plus moderne.

Effectivement, on observe des colonnes, des lignes et des cellules. Mais pourtant, Airtable agit bien comme une base de données, tout en offrant les avantages d’un tableur (spreadsheet). Nous verrons quels sont les avantages et inconvénients de chacun plus tard dans l’article.

Au-delà d’être une base de données, Airtable vient ajouter une interface graphique plus agréable et des fonctionnalités qui permettent à ses utilisateurs d’automatiser un grand nombre de tâches. Le tout en Nocode.

Aujourd’hui, Airtable c’est plus de 300 000 clients – de toutes tailles. On compte parmi eux Shopify, Netflix ou encore Spotify… rien que ça !

Airtable, c’est aussi une valorisation de plus de 11 milliards. L’entreprise a levé plus d’un milliard sur l’année 2021 et est aujourd'hui une des organisations les plus solides dans l’écosystème Nocode.

Google Sheets vs Airtable : Avantages et inconvénients

Avantages de Google Sheets

Google Sheets est aujourd’hui un outil très connu qui a notamment hérité d’une utilisation massive d’Excel. On pourrait dire qu’il s’agit de sa version améliorée et présente de nombreux avantages :

  • Google Sheets est un outil 100% gratuit pour un usage personnel.
  • Outil très répandu dans les entreprises.
  • Prise en main très rapide – notamment pour réaliser des opérations basiques comme filtrer ou trier ses données, faire des calculs ou réaliser des graphiques.
  • Outil collaboratif. Il est possible de travailler à plusieurs sur le même fichier. Les données sont synchronisées en temps réel sur tous les appareils.
  • Naturellement bien connecté avec la suite Google.
  • Google Sheets est également bien connecté avec des outils tiers via l’intermédiaire d'outils d’automatisation comme Zapier, Make (ex-Integromat) ou n8n.

Inconvénients de Google Sheets

Bien que Google Sheets soit très accessible, l’outil peut rapidement manquer de fonctionnalités – notamment pour des jeux de données plus massifs et complexes :

  • Google Sheets n’est pas fait pour stocker un grand volume de données.
  • Les types de données sont très limités comparativement aux outils de base de données. Il peut être très compliqué de traiter certaines données avec Google Sheets comme des dates ou des images.
  • Il n’est pas possible de contrôler les données à l’entrée. Par exemple, on ne peut rentrer que du texte dans une colonne prévue pour du texte.

Google Sheets – Cas d’usage

Stockage de données

Google Sheets est si populaire car la solution permet de stocker et d’organiser ses données très simplement et rapidement lorsqu’il s’agit d’une simple table de données. L’outil ne demande pas de compétences techniques poussées dans ce cas de figure.

Comptabilité et finance

Google Sheets est particulièrement utilisé par les équipes business et finance pour la gestion de ses comptes ou encore les prévisions financières : création de budget pour l’année à venir ou gestion de trésorerie par exemple.

Éducation

Souvent oubliés, mais les organismes de formation comme les Écoles ou les Universités sont souvent les premiers utilisateurs des tableurs. Google Sheets peut être utilisé tant par les professeurs que par les étudiants.

Marketing & Sales Ops

Il est très commun d’observer les équipes marketing et commerciales utiliser Google Sheets pour la gestion et l’enrichissement des prospects – avant de les intégrer dans les outils métiers comme HubSpot.

Nous avons pris quelques exemples mais nous pourrions nous éterniser sur cette partie tant la liste est longue.

Airtable vs Google Sheets : Avantages et inconvénients

Avantages d’Airtable

Dès  sa création, Airtable a pris le positionnement d’une solution hybride entre tableur et base de données. Petit à petit, des améliorations ont été apportées autour de l’aspect automatisation des tâches. Voici les avantages notables :à

  • Possibilité de construire des relations entre les différentes tables et ainsi éviter de renseigner deux fois la même information.
  • Bon contrôle de données. Airtable permet de contrôler l’arrivée des données dans la base – notamment grâce à la définition d’un modèle de données.
  • Il est possible d’accueillir un volume significatif de données.
  • Outil plus accessible qu’une base de données traditionnelle. Il n’est pas nécessaire de connaître le SQL par exemple.
  • Possibilité de créer des dashboards rapidement grâce à Interface Designer
  • Possibilité de créer des logiques et des automatisations ; et donc de créer un back-end solide pour des applications en interfaçant avec des outils comme Softr, WeWeb ou Stacker.
  • La collaboration est très poussée – notamment avec la capacité de se créer des vues privées ou collaboratives.

Inconvénients d’Airtable

Bien qu’Airtable semble rentrer dans la catégorie des outils plus modernes et polyvalents, il présente tout de même quelques inconvénients :

  • Bien qu’il s’agisse d’un outil Nocode, il faut tout de même avoir quelques connaissances en bases de données pour bâtir un modèle solide et scalable.
  • Comme tout SaaS, on peut rapidement rester sur sa faim avec le plan gratuit. Cela peut être assez frustrant de devoir payer pour un outil de traitement de données lorsqu’on est seul ou dans une petite équipe.
  • Il peut sembler moins intuitif de réaliser de simples et rapides analyses et visualisations de données qu’avec des tableurs comme Google Sheets.

Airtable – Cas d’usage

Gestion de projet

Il est possible de recenser l’ensemble de ses projets dans Airtable et de les découper en plusieurs tâches de façon à être le plus organisé et le plus productif possible.

Vue Timeline pour de la gestion de projet sur Airtable
Vue Timeline pour de la gestion de projet sur Airtable
Customer Relationship Management (CRM)

Avec son système de base de données et de relation, Airtable est idéal pour construire son CRM de façon personnalisée à son modèle d’affaires. Lorsque nous observons les prix d’HubSpot ou encore Salesforce, cette option peut s’avérer très économique si le modèle de données est bien pensé dès le début.

Vue : CRM sur Airtable
Template Airtable d'un CRM
Ressources Humaines

Airtable peut s’utiliser comme ATS (Applicant Tracking System) et faire économiser beaucoup d’argent par rapport aux outils spécialisés.

Vue : Ressources humaines sur Airtable
Template Airtable pour les ressources humaines
Gestion d’inventaires

Airtable permet de suivre l’évolution de ses stocks de marchandises depuis Airtable et de créer des automatisations afin de pouvoir être alerté au bon moment pour se réapprovisionner par exemple

Vue : Gestion d'inventaires sur Airtable
Gestion d'inventaires sur Airtable
Gestion de contenus

Créer des tâches, assigner des responsables et suivre les deadlines pour chaque contenu afin de tenir le rythme de la stratégie mise en place.

Vue : Gestion de contenus
Template Airtable sur la gestion de contenus

Airtable vs Google Sheets : Tableau de comparaison

Airtable vs Google Sheets
Airtable Google Sheets
Complexité La courbe d’apprentissage est un peu plus longue mais reste très accessible vs. une base de données classique. Courbe d’apprentissage très courte
Flexibilité > Différentes “vues” disponibles (Kanban, Galerie, Calendrier)> Système de notification embarqué
> Possibilité de construire plus facilement des apps internes.
Plus de type de données disponibles.
Peu flexible. Pratique pour des opérations simples.
Intégrations On retrouve la notion d’automatisation avec Airtable et de nombreuses extensions sont publiées sur la marketplace. Connecté à de nombreux plug-in tiers ou peut facilement s’intégrer à des applications tierces via Zapier ou Make par exemple.
Scalabilité Plus de contrôle sur les données
Plus gros volume de données
Plus stable grâce aux relations possibles.
Peu scalable pour de large volume de données.
Collaboration & Sécurité Accès Creator, Editor, Commenter, Read only.
Possibilité de limiter le partage à un nom de domaine
Possibilité de créer des vues personnelles ou collaboratives - qui s’avèrent très pratiques.
Accès Owner, Editor, Commentor, Viewer
Possibilité de limiter le partage à un nom de domaine
Pricing Un plan gratuit puis 3 plans plans payants à partir de 10$/mois par utilisateur. Gratuit pour un usage personnel

Conclusion : Quand utiliser Airtable vs Google Sheets ?

Après avoir fait un peu tour d’horizon de ces deux outils, voici un bref résumé pour savoir quand vous devriez utiliser Google Sheets plutôt que Airtable.

Quand utiliser Google Sheets ?

  • Pour de simples calculs et visualisations, il peut être préférable de rester sur Google Sheets.
  • Si vous souhaitez impérativement rester sur une solution gratuite
  • Si vous souhaitez mettre en forme vos données comme vous le souhaitez. Google Sheets apporte beaucoup plus de flexibilité à ce niveau.

Quand utiliser Airtable ?

  • Si vous avez besoin de créer des relations entre différentes tables. Donc si vous avez besoin de traiter des jeux de données plus complexes.
  • Si vous traitez de plus larges volumes de données.
  • Si vous souhaitez construire des applications. Airtable peut vous servir de back-end.
  • Si vous souhaitez déclencher de nombreuses actions à partir de vos données Airtable : comme l’envoi d’e-mails ou la création de tâches pour vos équipes. Airtable propose de nombreuses automatisations ce qui en fait un outil très puissant.
Airtable est-il meilleur que Google Sheets ?

Tout dépend de l’usage que vous souhaitez en faire. Google Sheets peut être plus adapté si vous souhaitez traiter avec des données de façon ponctuelle et avec des jeux de données simples. Sinon, Airtable sera bien souvent plus adapté car il offre les avantages d’une base de données avec une interface et un usage similaire à un tableur.

Quelle est la différence entre Google Sheets et Airtable ?

On qualifie Google Sheets de tableur et Airtable de base de données – bien que ce dernier offre une version hybride entre les deux. Une base de données permet notamment de créer des relations entre plusieurs tables et d’apporter de la logique pour construire des applications. Un tableur permet à l’utilisateur de gérer des jeux de données simples pour faire des opérations peu complexes.

Est-ce qu’Airtable est gratuit ?

Airtable propose un plan gratuit à partir duquel vous pouvez créer un nombre illimité de bases, inviter jusqu’à 5 créateurs ou éditeurs, uploader jusqu’à 2GO de fichier par base et ajouter jusqu’à 1200 lignes par base. Ce plan est adapté pour des petites équipes ou des individus/freelances.

Quels sont les bénéfices d’Airtable par rapport à Google Sheets ?

1. Airtable est plus scalable. C’est-à-dire que vous pouvez gérer de plus gros volumes de données et que vous avez plus de contrôles sur vos données.

2. Airtable étant une base de données, vous pouvez construire des applications complètes relativement facilement et rapidement. L’outil s’interface très bien avec des outils Nocode comme Softr, WeWeb ou Stacker – pour réaliser la partie front.

3. Airtable est plus adapté si vous souhaitez réaliser des automatisations à partir de vos données comme l’envoi d’e-mails ou la création de tâches.

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